„Jetzt ist es soweit: Auch ihr habt die Gelegenheit, eure Stärken als Besprechungsleiter bzw. Moderatoren auszubauen!" steht in der E-Mail von HR-Kollegin Inga an alle SinnerSchrader-Mitarbeiter. Aha - und wie soll das gehen?
Auch das ist in der E-Mail zu lesen: „Ihr kommt zu den vier kompakten Workshops der Modulreihe ,Besprechungsleitung'."
Was ist das Ziel?
„Wir wollen die interne Besprechungsleitung und Meetingkultur verändern", erklärt Vanessa, Head of Human Resources, „wir wollen in unseren Besprechungen leichter, effizienter und angenehmer zu gemeinsamen Ergebnissen, Ideen und Entscheidungen kommen, mit denen wir schnell weiterarbeiten können."
Wie soll das Ziel erreicht werden?
Inga erläutert: „Begonnen hat alles Anfang des Jahres. Insgesamt zehn Kollegen aus den Bereichen Kreation, Beratung, Administration und Technik haben einen zweitägigen Workshop mit dem Titel ,Effektive Besprechungsleitung' besucht. Darin haben wir uns mit Fragen beschäftigt wie ,Was ist die Rolle des Moderators, und was gehört alles zu dieser Aufgabe?' " Die Workshopteilnehmer bieten nun als Multiplikatoren die Module allen Mitarbeiter an. Das ist besonders Vanessa wichtig: „Unser Wissen aus dem Workshop tragen wir selbst ins Unternehmen. Nur so gewinnen wir Routine und festigen unsere Kenntnisse."
Warum ist das wichtig?
„Einen großen Teil unserer Arbeit erledigen wir in Meetings", begründet Holger, Geschäftsführer der Technik, die Notwenigkeit der Module, „Das bedeutet: Unser Arbeitsergebnis ist signifikant beeinflusst von der Qualität unserer Meetings." Richtig eingesetzt erhöhten professionell moderierte Meetings die Effizienz und Zufriedenheit.
„Daher können alle SinnerSchrader-Mitarbeiter die Workshop-Teilnehmer als Meetingcoaches zu Besprechungen einladen", so Vanessa, „ein Meetingcoach kann in diesem Fall Feedback geben und zum Beispiel Hilfestellung bei der Vorbereitung und Durchführung von größeren Workshops leisten."
Worum geht es in der Modulreihe?
Im ersten Modul geht es um die verschiedenen „Besprechungsphasen" in einem Meeting. Das zweite Modul handelt von „Visualisierungstechniken", die sich in der Praxis besonders bewährt haben. „Gesprächsführungstechniken und Umgang mit Störungen" lautet der Titel des dritten Moduls. Hier wird gelehrt, wie eine Moderation zielführend zu gestalten ist. Im letzten Modul, „Besprechungsvorbereitung", werden konkrete Tipps und Tricks zur effizienten Vorbereitung weitergegeben.
Geplant war, dass im Laufe des Oktobers vier Module à zwei Stunden stattfinden. Wegen der großen Nachfrage koordiniert Inga bereits Zusatztermine. „Eine gute Übung für uns Workshop-Teilnehmer", findet sie, „so können wir uns am besten als Meetingcoaches etablieren."
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